Ausnahmsweise geht es heute einmal nicht direkt um E-Commerce, sondern wir thematisieren einmal den digitalen Wandel am Beispiel des Büroalltags, dadurch entstandene Probleme, wie man diese beseitigt und so eine Workflow Optimierung vornimmt, um die Produktivität zu steigern.
Jeder, der in einem Büro arbeitet kennt aus seinem unzählige E-Mails finden den Weg ins Postfach, Meetings müssen geplant und vorbereitet werden, das Telefon klingelt obendrein, zu den ganzen geschäftlichen Nachrichten kommen noch die privaten hinzu via Messenger wie Whatsapp, Facebook, Tweets etc. Also eine wahre Flut an Mitteilungen und Infos, die sich negativ auf unsere Effektivität auswirkt.
OCR – OnlineCourseReport hat herausgefunden, der durchschnittliche Angestellte, wird alle 3 Minuten durch eine Art der Nachricht in seiner eigentlichen Aufgabe unterbrochen und benötigt ca. 23 Minuten, um zu dieser zurück zu kehren.
Das heisst im hochgerechnet für 15 Minuten Arbeit braucht man 1 Stunde und 55 Minuten um diese wieder aufzunehmen. Nach dramatischer ausgedrückt bei einer 5 Tage Woche kommt man höchstens auf 3 Tage produktive Arbeit.
Was kann ich für meine Workflow Optimierung tun?
Ein riesiges Thema sind natürlich Meetings. Dessen Bedeutung das Zitat des kanadischen Ökonomisten Dr. John Kenneth Galbraith:
“ Meetings sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will“
Da ein Großteil der Belegschaft Meetings für Zeitverschwendung hält, sollte man sich vorher immer fragen
- Ist ein Meeting notwendig?
- Ist ein Meeting der beste Weg? Oder bringt ein Anruf schneller und direkten Erfolg?
- Kann das Meeting in der Hälfte der Zeit abgehalten werden?
- Wird der Anfang und das Ende einghalten? Nicht unnötig in die Länge ziehen, Nachfolge-Meetings in kleinerer Runde vereinbaren!
- Weiß jeder am Ende was er bis wann mit wem zu tun hat?
Multi-Tasking ist ein Mythos und für die Workflow Optimierung kontraproduktiv, denn
- ständiges Wechseln zwischen gleichzeitigen Aufgaben senkt die Produktivität um 40%
- das „Jonglieren“ mit mehren E-Mails, Telefonaten usw. machen unterschwellig dümmer, genauer gesagt verliert man ca. 10 IQ-Punkte
Es ist im Vergleich so, als würde man nachts kaum oder gar nicht schlafen und ständig Marihuana rauchen.
Weitere Tipps zur Workflow Optimierung:
- Smartphone aus- oder zumindest stumm schalten – wirklich machen!
- anstatt zu chatten oder auf ellenlange E-Mails zu antworten zum Telefon greifen oder noch besser die Person besuchen
- kleine To-Do-Listen anlegen, die realistisch abzuarbeiten sind, sprich höchstens 3 Aufgaben
- Prioritäten vergeben, wenn eine Aufgabe kein Notfall ist und nicht auf der To-Do-Liste steht dementsprechend einreihen
- wenn eine Aufgabe warten kann, auch warten lassen – so schwer es einem fällt
- natütliches Licht im Büro
- ergonomische Bürostühle oder Schreibtische an denen man wahlweise stehen kann
- persönliche Fotos und Bilder, wir sind schließlich Menschen und keine Maschinen
Ein wichtiges Element sind Pausen:
- 30 Sekunden-Pausen steigern die Produktivität um 13%
- 15 Sekunden-Pausen zwischen zwei Aufgaben senkt du Müdigkeit um 50%
- eine 40 Minuten Power-Nap, sofern möglich, erhöht die Wachsamkeit um 34%
Sie helfen also wieder Energie zu tanken, neue Ideen zu entwickeln, Ziele vor Augen zu führen, den Informationsfluss in Gang zu halten usw.
Wie erwähnt sind das nur einige Ratschläge. Jeder muss für sich raus finden, was davon ihm am Besten hilft seinen persönlichen Workflow zu optimieren.
Weitere Tipps, die schon hilfreich angewendet wurden, nehmen wir selbstverständlich gerne entgegen und werden diese auf Wunsch gerne veröffentlichen. Über die Kommentare geht das natürlich am schnellsten.
In diesem Sinne – Ran an die Arbeit!
